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「电网规划设计」1/3时间都在开会,想过没有,怎么组织会议更有效。

2019-05-23

开会是一种聚众议事的过程,其本意在于面对面交换定见,达到高效抉择计划,但是现在会议花费的时刻较多,而效果比料想要少。咱们有这样的感觉,不在开会就在开会的路上,收资会、谈论会、评审会,一个接着一个,因为预备不充沛,或者议而不决,或者从头查看,会议功率很低。电网规划开会的时刻本钱很高,安排欠安的会议会带来很大的消极影响,作为咨询单位有时候还需求代业主安排会议,以以上的会议为例,假如你来安排,你会怎么考虑怎样做呢。



 

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一、会前预备

(一)会议告诉


会议有以下几个意图,供给信息、交流效果、解决问题、宣贯宣传、训练教育等。开会要有方针,并且方针应该有被实现的或许。会议主办者清晰定会议意图后,搜集与会议有关的信息,依照会议的类型宣布会议告诉,包括会议名称、时刻、地址;参加人员,主持人;会议议程;交通提示;报名回执;主办方联系方法等。以下几点应特别留意:从便捷性和功率动身考虑会议时刻和地址,必要时还需求考虑餐饮和住宿;紧急的会议要留意参会人员的感触;参加会议的人选必定要仔细选择,不遗失、不重复,并且必要时在会前宣布会议资料交与会人员阅览,与会人员在会前对议题进行充沛思考和预备,防止与会人员无预备而来,至少带着定见、观念、建议而来;会议资料信息应足够完好, 电力咨询 不至于信息不全贸然抉择计划;关于重要的会议,会议出场时刻进行强调,防止缺席或迟到耽搁议事。


(二)会议支撑


与会人员报到记载、引导参会人员就座、发放必要的纸和笔便于参会人员进行笔记、对会议纪律进行强调、摄像摄影预备以及重要的会议做好录音等等。


(三)会前查看


会议的预备作业如场地安置、座位安排、横幅背景装修、音响投影调试、资料等是否到位,防止会场外部要素干扰,需求进行会前查看;如有宣布超过5天的会议告诉时,最好能在开会前一两天设再提示与会人员开会的时刻。


(四)会前交流


重要的事宜可以与主持人在会前进行交流,防止因会议时刻较短呈现颠覆性定见需求延期从头开会。考虑与会人员对议题的接受能力、困难度,主持人也会前找关键的与会人员进行交流,征求他们的定见,承认必要的信息以便会议抉择计划。关于拿不准的重大议题,主持人还可在会前把或许的成果和必要的退让向上级汇报,争取上级的支撑。




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二、会议进行

(一)主持人说话


主持人宣布开会,按会议议程推动会议发展,归纳总结与会人员的主意,扮演不同人物,引导更合理的思维方向。在会议上操控好会议的节奏,做好时刻操控,在说话人跑题时及时拉回来,及时纠偏,防止在一些小而无含义的作业上羁绊,对会议进行有力的引导;防止呈现一言堂导致会议失去含义;在会议呈现争论时进行暂停;激起与会人员谈论的热心,充沛表达定见,确保会议议题进行深刻透彻的谈论。


(二)说话人说话


说话人引发其他参会人员留意并维持其兴趣,考虑与会人员的理解速度和理解能力,电力技术研发从专业、事务角度针对性提出基本观念与定论、相关的依据或者进行表态;其他参会人员应保持倾听,不要打断说话人的说话,完好接收到说话人的信息和意图,如有疑问先拟定提问的腹稿在说话人结束说话后再提出。


(三)会议谈论


(如有)


(四)会议总结


主要领导同志或主持人进行会议总结。



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三、会议纪要

(一)整理准则


1、不失真准则


精确、实在、完好记载主持人、说话人、领导说话内容,重要说话应原话记载。不遗失,不曲解。如有遗失或不清楚的当地,在参会人员离开前及时问清楚。


 2、可释疑准则


可以对与会人员的一些困惑进行解答。


3、有条理准则


可以参照一些纪要的模板进行简练又有条理的记载,减少漏项。


4、可辅导准则


会议的纪要将对今后作业具有必定的辅导含义,有衡量的目标。


(二)纪要发放


会议记载人员记载会议中达到的一致、委派使命的作业规范和时刻要求,进行提炼和整理,并形成文档发给与会人员。



四、会后盯梢

会后应盯梢发展,采纳多种方法跟进会议纪要抉择事项的发展执行状况,对执行状况进行监督。



五、会议检讨

会议的高效在于会议的意图是否达到、与会人员是否满意以及会议达到的一致、时刻是否可以操控在料想范围内。假如没有,那么就要对举办的会议进行检讨,那些当地还存在缺乏,在日后作业中不断训练参与会议的技巧、与会人员的开会思维,改善缺乏直至召开高效的会议。


每次参加会议、安排会议的感触都不同,需求留意的细节也许多。假如你在作业中有好的经历和建议,欢迎补充沛享在留言区。



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